Die kostenlose Lösung via „Shopify Tax“: Sie erstellt PDFs, nutzt aber oft Bestellnummern als Rechnungsnummern und ist schwer revisionssicher zu gestalten. Nur für absolute Einsteiger im B2C-Bereich empfohlen.
Wer nur auf Shopify verkauft, sollte Apps wie Pathways nutzen. Sie garantieren eigene Nummernkreise, Unveränderbarkeit und E-Rechnungs-Standards (ZUGFeRD).
Wer Multichannel betreibt, steht vor einer Weichenstellung. Nutzt du ein zentrales Lager für alle Kanäle, ist ein ERP (Billbee/Xentral) Pflicht. Trennst du die Lager strikt (z. B. FBA vs. Eigenversand), kannst du legal mit getrennten Systemen und Nummernkreisen (Prefixe) arbeiten. Damit sparst dir das ERP, erhöhst aber den Abstimmungsaufwand in der Buchhaltung.
In den USA ist die formelle „Invoice“ im B2C-Geschäft oft unüblich; dort genügen Lieferschein oder E-Mail.
In der EU gelten jedoch die strengen Regeln des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) und der GoBD. Eine Rechnung ist hier ein steuerliches Dokument mit Beweiskraft.
Wer hier schludert, etwa durch lückenhafte Nummernkreise oder veränderbare Excel-Belege, riskiert bei der Betriebsprüfung massive Hinzuschätzungen.
In diesem Deep Dive analysieren wir nicht nur, wie du Rechnungen automatisierst, sondern auch, wie du komplexe Setups (Amazon FBA + Shopify) ohne Chaos abbildest.
Damit deine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird und deine B2B-Kunde den Vorsteuerabzug geltend machen können, muss das Dokument formell wasserdicht sein.
Zunächst müssen Name und Anschrift von dir und dem Kunden zweifelsfrei genannt sein.
Dazu gehört deine Steuernummer oder USt-IdNr., wobei letztere im E-Commerce Standard ist.
Du benötigst ein Ausstellungsdatum und zwingend das Lieferdatum (Leistungszeitraum). Oft reicht hier der Hinweis: „Das Lieferdatum entspricht dem Rechnungsdatum“, sofern Versand und Rechnungserstellung zeitnah erfolgen.
Das Herzstück sind die kaufmännischen Daten. Menge und Art der Produkte, sowie eine Aufschlüsselung nach Steuersätzen (7% / 19%) und den entsprechenden Steuerbeträgen.
Absolut kritisch ist die fortlaufende Rechnungsnummer. Sie muss einmalig sein und einem logischen System folgen. Lücken im System (z. B. durch gelöschte Testbestellungen) sind ein Alarmsignal für jeden Prüfer und sollten dringend vermieden werden.
Mit den Updates im Bereich „Shopify Tax“ kann Shopify mittlerweile native MwSt.-Rechnungen generieren.
Du aktivierst dies unter Einstellungen > Steuern und Zollgebühren > Europäische Union. Das PDF wird dann automatisch erstellt und dem Kunden bereitgestellt.
Diese Lösung hat jedoch signifikante Schwächen für den deutschen Markt:
Wenn du ausschließlich über Shopify verkaufst, ist der Einsatz einer spezialisierten App die beste Wahl. Unsere Empfehlung sind Tools wie Pathways.
Im Gegensatz zu reinen „Druck-Apps“ (wie Order Printer Pro) agiert Pathways wie ein Buchhaltungssystem:
Sobald du Marktplätze wie Amazon oder eBay hinzunimmst, wird die Rechnungserstellung komplexer. Hier entscheidet deine Logistik-Struktur darüber, ob du zwingend ein ERP (Warenwirtschaft) brauchst oder mit getrennten Systemen arbeiten kannst.
Szenario A: Gemeinsames Lager
Du hast ein Lager, aus dem du sowohl Amazon- als auch Shopify-Bestellungen bedienst.
Verkaufst du das letzte Produkt auf Amazon, weiß Shopify das nicht sofort. Ein Shopify-Kunde kauft Ware, die nicht mehr da ist.
Hier ist ein zentrales ERP wie Billbee oder Xentral Pflicht. Es synchronisiert den Bestand und erstellt alle Rechnungen zentral an einem Ort. Shopify und Amazon erstellen selbst keine Rechnungen mehr.
Szenario B: Getrennte Lager
Es gibt Fälle, in denen Händler Lagerbestände strikt trennen. Zum Beispiel liegt Ware A im Amazon-Lager (FBA) und ist exklusiv für Amazon-Kunden reserviert. Ware B liegt in deinem eigenen Lager und bedient nur den Shopify-Shop.
Da die Bestände physisch getrennt sind, kann kein „Overselling“ passieren. Du brauchst also nicht zwingend einen Bestandsabgleich in Echtzeit.
In diesem Fall kannst du rechtlich zulässig mit zwei getrennten Systemen arbeiten, sofern du über unterschiedliche Nummernkreise (Prefixe) eine saubere Trennung gewährleistest.
Das Finanzamt erlaubt mehrere Nummernkreise für ein Unternehmen, solange jeder für sich lückenlos, einmalig und eindeutig einem System zugeordnet ist. Es darf keine Überschneidungen geben.
Auch wenn der „Prefix-Ansatz“ technisch und rechtlich möglich ist, solltest du die Vor- und Nachteile abwägen.
Vorteile der getrennten Lösung (Ohne WaWi):
Nachteile & Risiken:
Fazit: Der Verzicht auf ein ERP ist möglich, wenn du saubere FBA-Trennung fährst. Sobald du aber „Fulfillment by Merchant“ (FBM) auf Amazon machst und aus demselben Regal wie für Shopify pickst, ist ein ERP alternativlos.
Egal für welchen Weg du dich entscheidest, der Prozess muss automatisiert laufen.
